Dlaczego Announcement Feeds?

Ponieważ każdy zaawansowany system wymaga komunikacji z użytkownikami – chociażby po to, aby powiadomić ich o czasowym wyłączeniu lub zmianach w konfiguracji – a robienie tego za pomocą jednorazowych bannerów lub e-maili nie działa.

Announcement Feeds pozwala na stworzenie spersonalizowanych kanałów informacyjnych kierowanych do różnych grup – np. użytkowników systemu albo pracowników działu wsparcia – przez które jesteś w stanie komunikować wszystko, co niezbędne do pracy.

Announcement Feeds pozwalają zmienić standardowe systemy Jira i Service Desk w intranet firmowy. Dzięki systemowi bannerów, powiadomień i newsów pracownicy i Klienci nie przegapią informacji o upgrade’ach systemu, awariach czy zmianach w ofercie Twojej firmy.

Korzyści

Efektywna komunikacja

Nie pozwól użytkownikom Jira i Jira Service Management ignorować informacji, które do nich wysyłasz. Utwórz grupy docelowe i wysyłaj wiadomości w sposób precyzyjny.

Oszczędność czasu

Zamiast tworzyć wiadomości od początku, raz za razem, stwórz kanały informacyjne i deleguj tworzenie wiadomości do kierowników projektu albo specjalistów z HR.

Czytelne statystyki

Każde przeczytanie wiadomości oraz udzielona odpowiedź są rejestrowane w aplikacji i mogą być użyte do tworzenia czytelnych raportów. Dowiesz się, kto faktycznie je czyta!

Wyświetlaj informacje gdzie chcesz

Kanały informacyjne (ang. Feed) możesz wyświetlać w 8 różnych lokalizacjach. Niektóre z tych lokalizacji (jak np. pełen ekran) są bardziej widoczne od innych (np. stopka) – co pozwala na różnicowanie wagi wyświetlanych na nich informacji.

Dla systemu Jira są to:

Baner
Pełen ekran
Okno dialogowe
Flaga
Stopka
Panel projektu
Menu górne

W systemie Jira Service Management panel projektu jest zastępowany następującą lokalizacją:

Typ zgłoszenia

Twórz dedykowane kanały informacyjne

Aby zacząć komunikować się z użytkownikami, stwórz kanał informacyjny (nazywający się po angielsku Feed). Określ, kto ma być jego odbiorcą, skąd ma czerpać informacje (można je wprowadzać ręcznie lub robić to za pomocą zadań w Jira) i gdzie ma się wyświetlać (globalnie dla systemu Jira czy tylko w określonym projekcie).

Deleguj pracę i oszczędzaj czas administratora

Dzięki tworzeniu kanałów informacyjnych nie musisz tracić czasu na każdorazowe konfigurowanie informacji z osobna, co ma miejsce w innych apkach. Dodatkowo, zamiast zrzucać całą pracę na administratora Jira, możesz nadać prawa do tworzenia notyfikacji innym użytkownikom – np. zespołowi komunikacji, albo kierownikowi projektu.

Zarządzaj odpowiedziami i twórz raporty

Każda z notyfikacji może wymagać od użytkownika odpowiedzi – np. „akceptuję” lub „odrzucam” w przypadku zmiany regulaminu usługi. Wszystkie odpowiedzi, a także sam fakt odczytania wiadomości są odnotowywane w systemie i mogą być w prosty sposób wykorzystane do stworzenia raportu z akceptacji danych.

Przykłady Użycia

Intranet firmowy

Dział HR w dużej firmie szuka skutecznej metody komunikowania się z pracownikami. Intranet firmowy nie jest odwiedzany tak często jak oczekiwali. Ponieważ większość pracowników używa do swojej codziennej pracy systemu Jira, dział HR decyduje się na udostępnianie informacji także tym kanałem. Razem z administratorem systemu instalują Announcement Feeds, konfigurują oddzielne kanały informacyjne dla poszczególnych działów, a tworzenie informacji delegują pracownikom odpowiedzialnym za komunikację.

Od teraz wszystkie ważne powiadomienia wyświetlają się bezpośrednio w Jira wraz ze skrótem wiadomości i linkiem do intranetu. Rośnie liczba wizyt w Intranecie, pracownicy są lepiej poinformowani, a dział HR ma dostęp do dokładnych statystyk – jak wiele osób zapoznało się z informacjami, kiedy to zrobiły i jaką odpowiedź kliknęły (jeżeli była ona wymagana).

Przerwy techniczne

Dział IT dużej korporacji zarządza systemem Jira dedykowanym do tworzenia oprogramowania. System jest duży i skomplikowany, więc wymaga regularnych przerw konserwacyjnych, upgrade’ów, migracji danych i innych istotnych prac. Jednocześnie użytkownicy systemu chcą być informowani o wszystkich przerwach, ponieważ wyłączenie Jiry czy Bitbucketa na 30 minut, nawet po godzinach pracy, może wpłynąć na ich buildy i wydania.

Żeby sprostać temu problemowi, dział IT definiuje różne kanały informacyjne – podzielone według uciążliwości prac – i wykorzystuje je, aby na bieżąco informować deweloperów o planowanych pracach i pozwalając im na dostosowanie swojego harmonogramu lub zawetowanie planów pod zalinkowanym zadaniem.

Obsługa klienta

Dział obsługi klienta korzysta w codziennej pracy z Jira Service Desk. Specyfika pracy wymaga tego, aby być na bieżąco ze zmianami w ofercie i regulaminie. Zmiany te są regularnie omawiane na spotkaniach zespołu i widnieją w firmowym Intranecie, ale najlepiej mieć je pod ręką. Zamiast drukować masę papieru, dział wsparcia decyduje się na instalację Announcement Feeds i stworzenie kanałów informacyjnych dedykowanych dla zespołu wsparcia.

Dzięki temu pracownicy mogą sprawdzić listę ostatnich zmian bezpośrednio w Jira. Jednocześnie Announcement Feeds pozwala im na wyświetlanie pilnych informacji (np. dotyczących trwających właśnie prac nad rozwiązaniem awarii) bezpośrednio w Portalu Klienta, dzięki czemu zmniejsza się liczba zgłoszeń do obsłużenia.